Come conservare la dichiarazione di conformità: una guida pratica
La dichiarazione di conformità (DICO) è un documento fondamentale che certifica che un impianto sia stato realizzato secondo le normative vigenti. Questo documento è cruciale non solo per garantire la sicurezza degli impianti, ma anche per completare diverse pratiche amministrative e legali. Tuttavia, molti si chiedono come conservare correttamente la dichiarazione di conformità per assicurarne la validità e l’accesso futuro. In questo articolo esploriamo le migliori pratiche per la conservazione sicura di questo importante documento.
1. Conservare la dichiarazione di conformità in formato cartaceo
La versione cartacea della dichiarazione di conformità è quella che generalmente viene fornita dall’installatore dopo la conclusione dei lavori. È importante conservarla in un luogo sicuro e facilmente accessibile. Si consiglia di archiviarla insieme ad altri documenti relativi alla proprietà dell’immobile, come il contratto di acquisto o le planimetrie. Utilizzare raccoglitori o custodie di plastica trasparente può aiutare a proteggere la carta da danni fisici come pieghe, umidità o deterioramento con il tempo.
2. Come conservare la dichiarazione di conformità in formato digitale
Un metodo molto efficace per conservare la dichiarazione di conformità è scansionarla e archiviarla in formato digitale. Salvare una copia PDF permette di accedere al documento in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, evitando il rischio di smarrimento o deterioramento del documento fisico. È consigliabile conservare il file in più luoghi sicuri, come su un hard disk esterno, un server aziendale o in cloud (Google Drive, Dropbox, ecc.). Utilizzare il cloud garantisce che il documento sia accessibile anche in caso di perdita del file locale o di danni fisici al supporto.
3. Backup e sicurezza
La protezione dei dati è un aspetto cruciale nella conservazione digitale. Oltre a salvare la dichiarazione di conformità in cloud, è importante fare periodici backup dei file. Utilizzare sistemi di crittografia per i file più sensibili e proteggere l’accesso con password robuste aiuta a prevenire l’accesso non autorizzato. In caso di furto o smarrimento del dispositivo, avere un backup criptato garantisce la sicurezza dei documenti.
4. durata della conservazione
La dichiarazione di conformità deve essere conservata per tutta la vita utile dell’impianto. Ciò significa che, finché l’impianto è in uso, il proprietario dell’immobile o l’azienda responsabile devono essere in grado di esibire il documento alle autorità competenti o ai futuri acquirenti. È particolarmente importante mantenere la DICO disponibile durante la vendita o la messa in affitto di un immobile, poiché gli acquirenti o affittuari potrebbero richiedere questa documentazione per verificare la sicurezza dell’impianto.
5. Gestione della dichiarazione di conformità in caso di interventi
Nel caso in cui venga eseguita una modifica all’impianto, sarà necessario rilasciare una nuova dichiarazione di conformità. In questo caso, è consigliabile conservare sia la dichiarazione originale che quella aggiornata, per poter tracciare la storia degli interventi sull’impianto.
Conclusioni
Conservare correttamente la dichiarazione di conformità è essenziale per garantire la sicurezza, la conformità normativa e la protezione legale del tuo impianto. Mantenere una copia cartacea e una digitale, fare backup regolari e proteggere i file sono passi fondamentali per assicurarsi che questo importante documento sia sempre disponibile quando necessario.
